Firma digital en documentos .pdf

La necesidad de firmas aparece en prácticamente todos los departamentos: recursos humanos para las hojas de asistencia de los empleados y las solicitudes de vacaciones, financiación de las facturas y órdenes de compra, contratos de preparación legal, ventas que entran en nuevas relaciones con los clientes. Imprimir cada vez que necesita una firma es poco práctico e ineficiente. Afortunadamente, hay una mejor manera. Las firmas digitales de confianza le permiten mantener todo su flujo de trabajo en línea y ofrecer una mayor seguridad que las firmas electrónicas no estandarizadas. Los beneficios de adoptar firmas digitales, remplazando el uso de firmas de papel y tinta, son obvios, reducen el desperdicio de papel, disminuyen los costos operativos, agilizan la entrega de documentos, solo por nombrar algunos beneficios – pero lo que a veces no es tan claro es que pasa cuando usted aplica una firma digital a un documento. Miremos que es lo que pasa cuando usted agrega una firma digital y como la tecnología ayuda a identificar la identidad del usuario y a su vez que no se hayan realizados cambios desde el momento en que la firma fue aplicada.

Aplicando la Firma

1. Cuando usted le da clic a “firmar” al documento, una huella digital única (llamada hash) del documento es creada usando un algoritmo matemático. Este hash es especifico a este documento en particular; hasta el más mínimo cambio resultará en un hash diferente.

2. El Hash es encriptado usando la llave privada del firmante. El hash encriptado y la llave pública del firmante son combinadas en una firma digital, la cual se agrega al documento.

3. El documento firmado digitalmente está listo para ser distribuido.

Verificación de la Firma

1.Cuando usted abre un documento en un programa que soporta las firmas digitales (por ejemplo, Adobe Reader, Microsoft Office), el programa automáticamente usa la llave pública del firmante (la cual está incluida en la firma digital) para desencriptar el documento hash.

2. El programa calcula un nuevo hash para el documento. Si el nuevo hash es igual al hash desencriptado del paso 1, el programa sabe que el documento no ha sido alterado y muestra un mensaje que dice, “El documento no ha sido modificado desde que la firma fue aplicada.”

El programa también valida que la llave pública usada en la firma pertenece a quien lo firmo y muestra el nombre del firmante.

Ejemplos de Firmas Verificadas

Ahora que usted ya conoce como es el proceso en el cual las firmas digitales verifican la identidad del firmante y que no se han realizado cambios, miremos de forma rápida como esto es comunicado con el destinatario del documento de forma visual. Usted puede en las imágenes en la parte de abajo que tanto los documentos firmados de Office y PDF muestran el mensaje acerca de la validad de la firma y el contenido. Ejemplo de Firma Digital en Microsoft Word Ejemplo de Firma Digital en Adobe Acrobat La verificación de la identidad del firmante y la protección de la integridad del documento son dos de las mayores preocupaciones que tienen las personas cuando se cambian de las firmas basadas en papel a las digitales. Espero que esta información los ayude a entender un poco más de como es el proceso y lo fácil del mismo.

Opciones de implementación: certificados en hardware o servicio a gran escala

Los certificados y servicios de firma de documentos de GlobalSign se adaptan para adaptarse a empresas de todos los tamaños, desde particulares hasta grandes empresas. Por reglamentación, los certificados de firma digital deben almacenarse en hardware compatible con FIPS, como tokens USB o HSM. GlobalSign ofrece múltiples opciones para este flujo de trabajo dependiente de firmas y documentos, incluido un nuevo servicio en la nube que elimina por completo la necesidad de hardware administrado por el cliente.

Firma de certificados almacenados en tokens USB

Las implementaciones basadas en tokens son ideales para necesidades de firma de menor volumen. Las credenciales de firma individual (por ejemplo, John Smith) o de departamento (por ejemplo, Contabilidad) se almacenan en un token USB portátil de FIPS-complaint para que permanezcan en posesión exclusiva del firmante (un componente crítico de muchas reglamentaciones) y acomodar empleados que viajan o remotos.

• Firmar con identidad individual u organización o departamento
• Cumplir con los requisitos de cumplimiento nacionales y específicos de la industria para firmas digitales
• Garantizar la integridad del documento y la autoría para proteger la propiedad intelectual
• Agregue firmas de aprobación personalizables, como una imagen de su firma física o un sello de ingeniería
• Firme múltiples tipos de documentos con una credencial
• El sellado de tiempo incluido admite pistas de auditoría y cumple con el cumplimiento

Servicio de firma digital basado en la nube

El servicio de firma digital basado en la nube de GlobalSign hace que las firmas digitales sean accesibles para las organizaciones a través de proveedores de flujo de trabajo de documentos, creando una verdadera solución de extremo a extremo y reduciendo barreras como costos, requisitos de hardware, mantenimiento y experiencia interna. Al reunir todos los componentes criptográficos necesarios para ofrecer el servicio de firmas digitales más completo y colaborativo, también es el más seguro, sin una base de datos de claves privadas que comprometa y nunca se almacenen documentos, incluso en formularios hash.

• Cree firmas digitales de confianza en soluciones de flujo de trabajo de documentos existentes
• Firmar con identidad individual o departamental
• Externalice la criptografía y la PKI a un tercero de confianza CA
• Todos los componentes criptográficos incluidos: firma, emisión de certificados, marca de tiempo, etc.
• Cumplir con el cumplimiento normativo en torno a las firmas electrónicas
• Fácil integración a través de API o SDK y escala de alto rendimiento para satisfacer la demanda de firmas

Firma almacenada en HSM

Las organizaciones que desean integrarse con una aplicación de documentos automatizada desarrollada internamente o lista para usar, pueden usar una implementación de HSM. Se requiere experiencia en PKI interna para configurar la integración entre el HSM y el flujo de trabajo del documento. La credencial de firma, emitida por GlobalSign, se emite para identidades a nivel de organización o departamento (por ejemplo, contabilidad, finanzas) y se almacena y protege en un módulo de seguridad de hardware (HSM) compatible con FIPS.

• Cree firmas digitales en los flujos de trabajo de documentos existentes y automatice el proceso de firma
• Firmar con identidad de nivel de organización o departamento
• Admite necesidades de firma de mayor volumen
• Cumpla con las regulaciones de cumplimiento de firma digital
• Documentos de marca de tiempo para admitir transacciones urgentes, pistas de auditoría y no repudio

Características de la Firma de documentos PDF

Los documentos certificados muestran un lazo azul en la parte superior que contiene el nombre del firmante y el emisor del certificado: un indicador claro y visual de la integridad del documento.

• No requiere plugins ni softwares adicionales.
• Solución ampliable, disponible para instalación local o en servidor.
• La función de fechado permite realizar transacciones de documentos con una validez temporal determinada y análisis retrospectivos (para fines de auditoría).
• Ahorro de tiempo y recursos, eliminación de transacciones en papel repetitivas.
• Cumplimiento de las normativas en materia de firmas digitales.

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